Planavimas daugeliui žmonių yra neatsiejama kasdienybės dalis. Su organizuotu tikslų siekimu susiduria ir paslaugų, statybų, gamybos sektorių įmonės. Joms nuoseklus projektų valdymas – tai galimybė įgyvendinti išsikeltas užduotis valingai ir nuspėjamai. Projektą sukontroliuoti gali ne kiekvienas. Laimei, įmonėms gali padėti kvalifikuoti šios srities specialistai.
Ką galima kontroliuoti?
Parengti gerą projektą – labai svarbu. Tačiau net įspūdingiausias planas nieko vertas, jei nėra sklandžiai vykdomas. Nuosekliai suplanuotų veiksmų kontrolė leidžia išnaudoti visas projekto galimybes ir aiškiai numatyti rezultatus. Taigi, projektinis valdymas tai būdas užsitikrinti gerai apgalvoto plano sėkmę.
Tikslai lengviausiai pasiekiami tuomet, jei vadybos specialistas prisijungia prie paties projekto rengimo. Paprastas pavyzdys – statybos projektų valdymas. Patyręs ekspertas gali patarti dėl adekvataus biudžeto numatymo, kalendorinio grafiko parengimo, finansavimo planų. Taip pat jis pasirengęs įvertinti patį projektą, akcentuoti galimas grėsmes, padėti parengti nuoseklų ir logišką statybų vykdymo planą.
Tam, kad būtų užtikrinta sėkmė, gali būti pateikiami ir aktualūs projektu pavyzdziai. Apsisprendus dėl visų plano dalių, vadybininkui galima patikėti bendravimą su tiekėjais, darbų rangovais ir subrangovais, konkursų organizavimą, statybų vietos paruošimą ir kitas svarbias, sudėtingas, kompleksines užduotis.
Už projektą atsakingas asmuo užtikrina, kad visi darbai būtų atliekami pagal planą ir griežtai numatytu laiku. Kiek tai įmanoma, jis užkerta kelią galimiems nesklandumams ir periodiškai informuoja apie darbų būklę užsakovą. Kitaip tariant, statybos procesu valdymas apima išteklių, finansinės, rizikos, kokybės, komunikacijos užduočių kontrolę. Taigi, užsakovui tereikia pasinaudoti privalumais.
Kodėl verta samdyti ekspertus?
Stipri įmonės komanda gali pasirūpinti projektiniu valdymu ir pati. Tačiau tam neabejotinai reikalingos skirtingų sričių žinios, įgūdžiai ir patirtis. Pasamdžius kvalifikuotą specialistą, galima išvengti daugybės rūpesčių. Profesionaliai atliekamas statybos projektu valdymas nuo užsakovo pečių nukelia didžiulę naštą – atsakomybę net dėl pačių smulkiausių plano dalių įgyvendinimo. Be to, saugiu būdu išvengiama klaidų tikimybės. Jei įmonės patirtis kukli, tenka arba patiems pasirūpinti reikiama kvalifikacija, arba konsultuotis su siaurų sričių ekspertais, arba tiesiog rizikuoti. Kai pasamdomas asmuo, kuriam projekto valdymas yra kasdien atliekamas darbas, neapgalvotų niuansų ar klaidų tikimybė sumažėja iki pačių mažiausių rodiklių. Taigi, sėkmė tampa gerokai realesnė.
Dar viena priežastis, dėl kurios verta kreiptis į ekspertus – sumažintos laiko sąnaudos. Patyrę projektų valdytojai atlieka tiek smulkias, tiek kompleksines, stambias užduotis. Klientui tereikia perimti aiškiai pateiktą informaciją ir ataskaitas. Nesvarbu, ar užsakomas statybinių, ar kitokių verslo projektu valdymas, sutaupoma labai daug laiko, kurį atimtų ir savarankiška užduočių kontrolė, ir paprasčiausios plano korekcijos.
Ką verta žinoti?
Atrasti tinkamą projektų specialistą bus lengviau iš anksto apgalvojus kelis dalykus. Visų pirma – finansiniai lūkesčiai. Verta pasidomėti rinkos kainomis ir pagal jas numatyti preliminarią sumą. Taip pat naudinga pasidomėti skirtingais paslaugų paketais. Kai kuriais atvejais projektų valdymo sistemos apima ir projekto parengimą.
Taip pat svarbu pasidomėti, kaip vyksta dominančio vadybininko darbas. Jei tikslams įgyvendinti naudojama speciali elektroninė projektu valdymo sistema, ją naudinga turėti ir patiems užsakovams. Kita vertus, naudojant sistemas daugybę užduočių galima įgyvendinti patiems. Dėl panašios priežasties verta įsitikinti aukšta dominančio specialisto kompetencija, pasidomėti jo patirtimi, klientų atsiliepimais.
Profesionaliai atliekamas projektų valdymas – tai sudėtingas, daug atsakomybės reikalaujantis procesas. Tačiau pasirinkus tinkamą specialistą galima koncentruotis į tiesiogines savo pareigas, išvengti streso ir sutaupyti laiko. Taigi, ekspertai – sprendimas tiems, kurie nori pasiekti maksimalius rezultatus minimaliomis sąnaudomis.